Navigācija papīra jūrā

“Man ir jātiek galā ar daudziem dokumentiem no ļoti daudziem dažādiem avotiem - manu studentu dokumentiem, manu bērnu skolas dokumentiem, pasts, kas var būt svarīgs vai var nebūt svarīgs, un tikai lietas. Tas liek man raudāt, tikai domājot par to, kā šie papīra gabali, šķiet, kontrolē manu dzīvi. Ko es varu darīt? ”- VMT, Merilenda

Jūs esat atbildīgs par papīru, tas nav atbildīgs par jums. Jums ir visa kontrole un spēks; papīra nav, izņemot to, ko jūs tam piešķirat. Kad jūs to patiesi saprotat, kļūst vieglāk rīkoties ar visu papīru, kas ienāk jūsu dzīvē.

Pirmais solis ir kārtot dokumentus un redzēt tieši to, kas jums ir. Klasificējiet savus dokumentus un izveidojiet vietu, kur ievietot katru papīra veidu. Katru dienu dodieties pa pastu un noteikti glabājiet parocīgu atkritumu tvertni vai atkritumu tvertni - nebaidieties sacensties. Miskaste ir viens no nepietiekami izmantotajiem organizatoriskajiem rīkiem, kādi mums katram ir pieejami.

Rakstiet pasta preferenču dienestā, tiešajā mārketinga asociācijā, P.O. Box 9008, Farmingdale, NY 11735-9008, lai saņemtu savu vārdu no nevēlamo pastu sarakstiem.

Noteikti iekļaujiet visus sava vārda pareizrakstības variantus un rakstiet viņiem vismaz reizi gadā. Tas pilnībā nenovērsīs jūsu nevēlamo pastu, bet samazinās to par aptuveni 40%.

Zvaniet pa tālruni 1.888.5.OPT.OUT, lai jūsu vārds tiktu noņemts no kredītkaršu lūgumu sarakstiem. Ja vēlaties selektīvi noņemt katalogus no sava pasta, vienkārši izgrieziet vai nogrieziet adreses etiķeti katalogu, novilkt līniju caur savu adresi, rakstīt “Lūdzu, noņemiet mani no adresātu saraksta” un nosūtiet to uz uzņēmums. Viņi labprāt noņems jūsu vārdu no sava saraksta.

Sekot līdzi jūsu bērnu dokumentiem var būt tikpat vienkārši, cik katram bērnam dot savu IN grozu vai paplāti. Tā kā papīri tiek piegādāti katru dienu no skolas, bērns (atkarībā no vecuma) ir atbildīgs par papīru ievietošanu savā grozā. Mans klients pie groziem pievienoja meitu fotoattēlus, nevis izmantoja viņu vārdus, lai identificētu, kurš grozs pieder kādam bērnam. Atsevišķu grozu vai paplāšu nodrošināšana neļauj bērnu dokumentiem sajaukties ar citiem mājā ienākošajiem papīriem.

Mans pieņēmums ir, ka jums ir studentu dokumenti, kuros nepieciešama jūsu rīcība - lasīt vai vērtēt, vai recenzēt. Netālu no vietas, kur veicat šo darbību, izveidojiet darbības zonu. Piemēram, ja strādājat ar studentu dokumentiem pie rakstāmgalda, izveidojiet darbību paplāti uz rakstāmgalda vai tā tuvumā, lai, apsēžoties, lai veiktu šo darbību, visi nepieciešamie dokumenti atrodas vienā vietā. Svarīgi ir arī izveidot darbības laukumu, lai jūs varētu īsumā zināt, kuri dokumenti joprojām prasa darbību, bet kuri ne.

Ja jūs parasti rīkojaties ar savu studentu dokumentiem virtuvē vai skatāties tos vakarā kamēr skatāties televizoru, izveidojiet šo Action and Out zonu virtuvē vai dzīvojot istaba. Viens no maniem klientiem vakaros pārskatīja viņas pastu viesistabā, tāpēc mēs viņai izveidojām kastīti. Kastītē bija viss nepieciešamais viņas pasta apstrādei, ieskaitot mapes, tāpēc, ejot cauri savam pastam, viņa katru gabalu vienkārši iemeta attiecīgajā mapē. Kad viņa bija pabeigusi, viņa burtiski vienkārši nolika vāka atpakaļ kastē un nolika kastīti uz grīdas blakus savam krēslam. Pat ja viņa dažas dienas negāja cauri kastei, viss tur gaidīja, kad viņa tai pieiet. Jūs viegli varētu izveidot kaut ko līdzīgu, kā rīkoties ar skolēnu darbvirsmām - turiet visu nepieciešamo apstrādājiet ērtos papīrus neatkarīgi no tā, vai tie ir pildspalvas, marķieri, dzēšgumijas, uzlīmes, līme, līmlente, skavas, skavas noņemšanas līdzeklis utt.

Ja jūs izveidojat šo zonu pie sava galda, šie priekšmeti nonāk atvilktnē; ja jūs izveidojat šo zonu savā viesistabā, tad varat izmantot arī lodziņu.

Vienmēr būs pasts, kuru nevarēsiet uzreiz klasificēt vai pieņemt lēmumu, tāpēc ir pareizi, ja ir apgabals vai mape tiem dokumentiem, pie kuriem jums ir jāatgriežas. Galvenais ir katru nedēļu pārskatīt šo apgabalu vai mapi un to notīrīt - izlemiet par tiem vienumiem, kurus varat.

Tā kā papīri ātri uzkrājas, ir kritiski svarīgi palikt līdzi ienākošajiem dokumentiem. Ieplānojiet laiku, kurā katru dienu vai vakarā jāiziet pasts un ienākošie dokumenti, lai tas nekristu un kļūt par milzīgu kaudzi - katru dienu ir vieglāk strādāt ar nelielu kaudzi nekā ar vienu milzīgu kaudzi reizi pāris nedēļas. Tas ir daudz mazāk satriecošs un prasa mazāk laika no jūsu dienas.

Atjaunināts 2009. gada 16. oktobrī