Kā pieradināt pārblīvēto biroju

Ir svarīgi, lai jūs visi saprastu, ka organizēšana ir process, un tas patiesībā nekad nav “veikts”. Jūs varat izveidot sistēmu, kas jums darbojas tagad, bet es varu jums garantēt, ka, lai turpinātu darbu, tā periodiski būs jākoriģē.

Turklāt ir ļoti svarīgi sarunāties savā starpā un vienoties par to, kādam vajadzētu izskatīties birojam - jūsu definīcija par organizēto neapšaubāmi atšķiras no viņa. Izveidojiet arī “darba aprakstus” - apņemieties viens otram, kā jūs katrs strādāsit, lai birojs būtu sakārtots un uzturēts. “Es jums iesniegšu lietu, ja visu, kas jāiesniedz, ievietojiet vienā vietā.” “Es saglabāšu šo zonu skaidru, ja šī teritorija būs skaidra”

Lai arī jūs, iespējams, nesaprotat viņa darbu pietiekami labi, lai sakārtotu viņa tehnoloģijas gabalus un detaļas, jūs varat izveidot viņa grāmatu un rakstu kartotēku. Atkarībā no tā, cik grāmatu viņam ir, viena iespēja var būt grāmatu un grāmatu plauktu krāsains kods.

Klasificējiet grāmatas pēc tēmas un piešķiriet kategorijai krāsu. Pērciet mazus krāsainus punktus jebkurā biroja piederumu veikalā, ielieciet punktu uz grāmatas mugurkaula un ielieciet tādas pašas krāsas punktu uz atbilstošā grāmatplaukta plaukta. Tad grāmatas vienkārši jānovieto pareizajā plauktā, ja ir atbilstošas ​​krāsas. Piemēram, visām XXX grāmatām būtu zils punkts un tās atrastos uz grāmatplaukta zilā plaukta.

Izmantojot šo sistēmu, tiek ne tikai atvieglots šobrīd viņam piederošo grāmatu nodošana, bet arī norādīts, kur likt jaunās iegādātās grāmatas. Noteikti izveidojiet un ievietojiet leģendu, lai jūs zināt, kura krāsa ir vienāda ar kuru kategoriju, un jums tas nav jāatceras.

Viņa biroja dokumentiem jāsāk ar divām vienkāršām kategorijām - darbība un atsauce. Izveidojiet aizpildāmo atsauces zonu: paplāte, atkritumu tvertne, kaste, vāka kaste, grozs utt. tāpēc viņš var nomest dokumentus, kas jāiesniedz šajā konteinerā, un jūs varat tos iesniegt viņam. Jums, iespējams, sākumā būs jāstrādā kopā, lai izveidotu atsauces failus, it īpaši, ja nesaprotat viņa darbu. Noteikti sāciet ar plašām kategorijām, piemēram, failu nosaukumiem, bet neatdalieties no dažādiem, atsauces utt.

Atcerieties arī izveidot kategorijas, pamatojoties uz to, kā informācija tiks izmantota, nevis no kurienes tā nāk. Failu nosaukumi, piemēram, “E-pasts”, “Vietnes” un “Raksti”, ir bezjēdzīgi; viņi nepasaka jums, kas atrodas failā, viņi tikai stāsta, no kurienes nākusi informācija. Viņa darbības faili jāglabā tuvu viņam, lai tie būtu viegli pieejami, kamēr viņš strādā.

Ja viņam galda nav atvilktņu, kurā viņš varētu ievietot failus, iegādājieties nelielu skapīti viņš var turēties tuvu savam rakstāmgaldam vai saņemt viņam darbvirsmas sakārtotāju, lai viņš pašreizējos failus varētu turēt uz sava galda. Ja viņa projekti nav aizdomīgi par failiem, varat aplūkot literatūras šķirotāju, kas ir “kubiku” sērija, kurā viņš var ērti un glīti glabāt savus projektus. Tie ir dažādu izmēru un viegli atrodami biroja piederumu veikalos un katalogos.

Atjaunināts 2009. gada 18. jūnijā